E-posta Yanıtlamakta Gecikenlere 12 Tavsiye (Alternatif başlık)
Bir süredir e-postalara düzenli yanıt verememekten şikâyetçi olduğum için bu konuya yeniden eğilmek istediğim. Kendime ve size faydalı olması amacıyla daha önce kişisel blogumda yazdığım bu yazıyı güncelleyerek sizinle paylaşmak istedim. Yeni yazılarla bu konuyu desteklemeye çalışacağım.
Önerilerin altına parantez içinde yazdıklarım güncel durumu ifade ediyor.
E-posta Yoğunluğu İle Nasıl Mücadele Edilir?
Zaman yönetimi meselesi sanırım tarihin hiçbir çağında bu kadar önemli ve zor olmamıştı. 7/24 açık ve sürekli güncellenen bir kanala, internete ve e-posta iletişimine bağlı durumdayız. Mobil mesajlaşmalara hiç girmiyorum bile…
Bu durum güneşin hiç batmaması ve hep uyanık kalma durumunu beraberinde getiriyor. Tim Ferriss’in de bu konuya parmak basan iyi bir sözü var;
Limit e-mail consumption and production. This is the greatest single interruption in the modern world.
– Timothy Ferriss, The 4-Hour Workweek, 4 Saatlik Hafta
Yani; e-posta tüketimini ve üretimini sınırlandırın. Bu modern dünyadaki en büyük duraksamadır.
Sosyal ağ bağımlılığını bir nebze de olsa kontrol altına almak mümkün. Ancak işimiz gereği kullandığımız e-posta kutumuz aktif bir zaman sömürücü halini alıyor. Daha önce ‘eposta cevaplama süresi nasıl olmalı‘ başlıklı yazımda bu konuya biraz değinmiştim. Orada da dediğim gibi asıl mesele e-postayı yanıtlamak değil, vereceğiniz yanıtın bizim için yeni bir iş doğuracak olması. Her şeyi tek başına yapmaya çalışan benim gibiler için de bu durum önemli bir hal alıyor.
Şimdi bu yoğunluğu azaltmaya dönük tavsiyelere geçeyim. Elbette bu öneriler herkes için uygun olmayabilir ama denemeye değer ve eğer harekete geçmeyi düşünüyorsanız bugünden tezi yok.
İşte eposta bağımlılığını kırmak için bulduğum/düşündüğüm 12 tavsiye;
1) Eğer varsa tarayıcınızdaki eposta bildirimlerini kapatın. Her yeni eposta bildirimi kapının çalması gibi dikkat dağıtır ama büyük ihtimalle kapıya bakmanızı gerektirecek kadar önemli bir şey yoktur.
(Ben sadece mobilde birincil öncelikli bildirimleri açık tutuyordum ama bugün itibarıyla onu ‘yüksek öncelikli’ olarak güncelledim.)
2) Güne eposta kutunuzu açarak başlamayın. Önce bir kaç önemli işi halledin.
(Yap yapabilirsen…)
3) Eposta kutunuzu günde sadece birkaç kez kontrol edin. İşinize göre 2, 3 veya 4 kez olabilir. Bu konuda net saatler belirleyin. Dayanamıyorsanız adres engelleyici eklentileri kullanın. Bu yeni düzeninizi iş arkadaşlarınızla paylaşın ve size anlık ulaşabilecekleri başka bir seçenek söyleyin.
(Bunu denemek istiyorum. Çünkü daha az kontrol edip cevaplamak sürekli kontrol edip cevaplamamaktan daha iyi.)
4) Gmail kullanıyorsanız ve şirket içinde Hangout’u kullanmanız gerekiyorsa hangouts.google.com‘u deneyin.
(Webrazzi’deyken Hangouts kullanıyordum ama şimdi nadiren kullandığım için sorun yok.)
5) Eposta kontrol sınırını aşarsanız kendinizi küçük bir görev/ceza verin. Başarılı bir günün sonunda ise kendinizi ödüllendirin.
(Bunu deneyebilirim ama ne görev vereceğimi şimdi düşünemedim.)
6) Yerine göre epostanızı çevrimdışı kullanın veya inboxpause.com gibi bir eklentiyle yeni eposta alımını durdurun. Sloganları can alıcı: Take a break from email. Be Free.
(Bunu kullanmaya başladım. Şimdilik ücretsiz abonelikle sadece e-posta alımını durdurdum. Elimdekileri azalttıkça yeni e-postaları almaya çalışacağım. Bu eklenti aslında Boomerang aracının bir özelliği, daha iyi faydalanmak için ücretli üye olmak gerekiyor.)
7) Epostanızı açtığınızda önem sırasına göre yanıtlayın ve bir e-postaya 2. kez yanıt vermeden kapatıp çıkın.
(Bunu tam olarak yapamıyorum. Aslında daha az önemsiz e-postaları önemlilerden ayırmak için ‘Bir ara yanıtla’ diye bir etiket oluşturmuştum gerektiği gibi kullanamadım. Aslında Gmail’in yeni özellikleri daha sonra e-postaları hatırlatabiliyor. Onu da yeniden kullanabilirim. E-postayı 2. kez yanıtlama işi de kritik. Tenis maçına çevirmek pek de iyi olmuyor. Hele de Whatsapp’ta…)
8) Birisine bir şey göndermeniz gerekirse ‘Gmail ile Gönder‘ kısa yolunu (bookmarklet) kullanın.
(Bazen eposta göndermek için e-posta kutusuna girip kayboluyoruz. Bu eklenti onu engelliyor. Ben yeniden ekledim. Yer imi çubuğuna nasıl ekleyeceğiniz şurada yazıyor.)
9) Epostanızı kontrol etmediğiniz saatlerde işinize yarayacak doküman veya bilgi varsa o bilgileri dışarı alın.
(Şu yazıyı yazdığımda buna dikkat ediyorum. Yeniden kulak vermem gerek.)
10) Çok yoğun bir eposta trafiğiniz varsa asistanınızdan destek alın.
(Çok yoğun sayılmam, asistanım da yok.)
11) Sadece yanıtlamaya hazır olduğunuz epostaları açın ve hemen yanıtlayın. Aksi takdirde bakıp kapattığınız bir epostaya dönmeniz tahmin ettiğinizden uzun sürebilir.
(Bu da bir alışkanlık meselesi. Henüz oturtamadım)
12) Haftanın bir günü e-postalarınıza hiç bakmayın. Dünya biz eposta kutumuza bakmasak da dönüyor. Askerde bunu gayet iyi anla(mış)tım.
(Evet, dünya benim 1 gün epostama bakmamama dayanabilir. Ben de buna dayanmalıyım. Mesela pazar günleri… Çok şey mi kaybederiz?)
13) E-posta aboneliklerini azaltın, toplayın veya dışarı taşıyın. Çünkü her eposta ayrı bir zaman alıyor.
(Yeni eklediğim bu öneri konusunda ‘E-Posta Yoğunluğunu Inoreader İle Nasıl Azalttım?‘ ve ‘E-posta Bültenlerini E-postasız Takip Ettiren 15 Girişim‘ başlıklı yazılarıma mutlaka göz atmanızı öneririm.
Bu konuda yeni yazılar paylaşmaya çalışacağım. Varsa sizin de önerilerinizi beklerim. 🙂
Görsel kaynak: ready made, Pexels
